Jak poprawnie pisać e-maile? 5 cennych wskazówek

Utworzono: 05-07-2019

Wbrew pozorom, poprawne pisanie e-maili nie jest łatwą sztuką. Wciąż popełniamy masę błędów w ramach komunikacji elektronicznej - często zupełnie nieświadomie. Ma to duże znaczenie zwłaszcza w sytuacjach oficjalnych, np. w korespondencji z klientami, oraz w relacjach służbowych. Dlatego, zanim wyślesz kolejną wiadomość do potencjalnego pracodawcy, profesora, kontrahenta, czy usługobiorcy, zapoznaj się z pięcioma ważnymi wskazówkami.

1.

Nie zaczynaj od „Witam”. To dość powszechna praktyka, dlatego właśnie słynne „witam” musiało znaleźć się na pierwszym miejscu naszej listy. Witać może gospodarz swoich gości, dlatego w komunikacji mailowej taki zwrot jest zupełnie nie na miejscu. Zamiast tego, w oficjalnych sytuacjach, kiedy piszemy do kogoś po raz pierwszy, można zacząć od słów „Szanowny Panie…/Szanowna Pani…”, a później przejść do klasycznego „Dzień dobry”. Niestety tylko takie formy są dopuszczalne w e-mailach. Oprócz tego nigdy nie należy kończyć powitania wykrzyknikiem, tylko przecinkiem.

2.

Pamiętaj o tytule. Tytuł wiadomości jest często pomijanym elementem. Niesłusznie, ponieważ pełni on wiele ważnych funkcji i usprawnia komunikację. Po pierwsze, po tytule odbiorca może od razu zweryfikować, czego dotyczy otrzymana wiadomość; po drugie – łatwiej będzie mu określić, czy jest to sprawa pilna, czy taka, która może trochę poczekać. Co więcej, odpowiednio zatytułowany e-mail można potem łatwiej odnaleźć w skrzynce. Tytuł powinien być krótki  - musi zawierać po prostu zwięzłe streszczenie treści wiadomości.

3.

Informuj o załącznikach. Chodzi o sytuacje, w których przesyłane są  wszelkiego rodzaju dokumenty, raporty, oferty, czy CV. Jeżeli w e-mailu znajduje się załącznik, najlepiej o tym wspomnieć, pisząc na przykład: „Do maila dołączam plik w formie załącznika”. To najlepszy sposób na upewnienie się, że odbiorca nie przegapi ważnych dokumentów i nie usunie wiadomości jeszcze przed ich pobraniem.

4.

Pamiętaj o podpisie. Nikt nie lubi anonimowych maili – nie budzą zaufania i często lądują w koszu. Zwłaszcza wtedy, kiedy są wysyłane z dziwnych adresów. Dlatego należy podpisywać się na końcu imieniem i nazwiskiem, a w przypadku spraw związanych z pracą, dodawać informację o zajmowanym w firmie stanowisku.

5.

Zadbaj o zgrabne zakończenie. Tak samo, jak powitanie, tak i zakończenie wiadomości musi być kulturalne. W bardzo oficjalnych relacjach (kontrahent, profesor, rekruter) najlepiej użyć słów: „Z poważaniem” lub „Z wyrazami szacunku”. W przypadku nieco luźniejszych rozmów można wykorzystać „Pozdrawiam”, „Pozdrawiam serdecznie”, lub „Z pozdrowieniami”. Trzeba pamiętać jednocześnie, że po takich formułkach nigdy nie stawia się przecinka.   

Przejdź do góry strony